Запуск программы
При первом запуске программы автоматически открывается демонстрационная база данных Demo.hmdb, располагающаяся в рабочей папке с программой. Вы можете использовать эту базу для получения представления о работе программы.
Для ведения учета необходимо создать новую базу данных.
Вы можете запускать одновременно несколько копий программы для работы с разными базами данных.
Создание базы данных
База данных программы Homka-money представляет собой один файл с расширением по умолчанию *.hmdb. Для создания базы данных выберите пункт меню Файл - Создание базы данных или воспользуйтесь соответствующей кнопкой на панели. Также Вы можете использовать кнопку - Создать базу данных на вкладке База данных в окне настройках программы.
В диалоговом окне укажите путь и имя файла базы данных.
Если предполагается работать с программой на одном компьютере, то файл базы данных может располагаться в любой папке на жестком диске - единственное условие - у Вас должны быть права для чтения/записи в этой папке.
Если планируется использовать программу Homka-money на сменном носителе, то файл базы данных рекомендуется размещать в папке с установленной программой и вместо указания полного пути указывать в строке редактирования только название файла базы данных.
Внимание - программа не шифрует и не защищает другим способом Ваших данных. Если файл вашей базы данных попадет в чужие руки, похитителю не составит большого труда прочитать всю введенную Вами информацию. Если конфиденциальность информации представляет для Вас ценность, примите меры по защите файла базы данных от несанкционированного доступа. В операционных системах Windows NT, 2000, XP, Vista вы можете использовать для этого файловую систему NTFS с соответствующей настройкой прав доступа или шифрованием.
На вкладке База данных Вы также можете выбрать один из трех вариантов поведения программы при запуске.
- Не открывать базу данных - после запуска программы Вы должны будете сами выбрать с какой базой данных будете работать (рекомендуется, если планируется использовать несколько баз данных)
- Открывать последнюю - при запуске программы будет автоматически открыта та база, с которой Вы работали последний раз.
- Открывать выбранную - выберите этот пункт и укажите путь к файлу базы данных. При запуске программы выбранная база данных будет открыта автоматически.
Принцип учета в программе
В программе Homka-money используется так называемый балансовый принцип учета, в основе которого лежит перемещение денежных средств между счетами. Перемещение денег между счетами называется проводкой. Проводки объединяются в операции. Перед началом учета Вы можете создать неограниченное количество счетов и сгруппировать их наиболее подходящим для Вас образом.
Создание счетов
В программе имеется четыре основных группы счетов:
- Доходы - это группа счетов, которая содержит источники Ваших доходов.
- Расходы - в этой группе перечислены статьи Ваших расходов.
- Денежные средства - места хранения Ваших денег. Это могут быть счета в банке, кошелек и т.п.
- Клиенты - это все люди или организации, которым Вы даете или у которых берете деньги, но расчеты с ними не являются Вашими доходами или расходами. Например, в эту группу Вы можете поместить человека, которому дали денег в долг.
Для настройки плана счетов используется пункт меню Счета или соответствующие кнопки на панели.
Принцип создания и редактирования счетов общий для всех групп.
При помощи кнопки - Новый счет Вы можете добавлять счет в выбранную группу. Создавая при помощи кнопки Новая группа группы и перемещая в них счета, Вы можете нужным Вам образом сгруппировать счета, чтобы в отчетах видеть сумму по группе.
Скажем, если вы работаете на двух работах, структура Ваших доходов может быть такой:
Доходы
ООО Бест
Зарплата Бест
Премия Бест
ОАО Soft
Зарплата Soft
Премия Soft
В этом случае, при формировании отчета в строку "ООО Бест" попадет сумма строк "Зарплата Бест" и "Премия Бест", и таким образом, Вы сможете увидеть общую сумму дохода, который приносит вам "ООО Бест".
Внимание - наименования всех счетов и групп в пределах одной основной группы должны быть уникальными.
Вы можете использовать следующие горячие клавиши при вводе / редактировании счетов:
- Insert - добавление счета в выбранную группу
- Ctrl-Insert - добавление группы в выбранную группу
- Enter - редактирование выбранной группы или счета
- Delete - удаление группы или счета
Ввод начального остатка
При создании счета Вы имеете возможность указать начальный остаток для этого счета, то есть, ту сумму денежных средств, которая уже находится на счете к моменту начала учета.
Проводки и хозяйственные операции
Проводка (перемещение денег между двумя выбранными счетами) является базовой операцией в программе. Каждая проводка должна иметь четыре обязательных атрибута:
- Счет-кредит (Счет с которого снимаются деньги)
- Счет-дебет (Счет на который деньги кладутся)
- Сумма
- Валюта.
Кроме того, для каждой проводки может быть введено примечение - определяющее, например, цель платежа и т.п.
В программе имеется пять видов проводок, различающихся тем, какие счета в них могут участвовать:
- Доход - проводка для отображения в учете доходов.
Счет-кредит - Доходы
Счет-дебет - Денежные средства
- Расход - проводка для отображения расходов.
Счет-кредит - Денежные средства
Счет-дебет - Расходы
- Перевод - проводка для отображения переводов денежных средств.
Счет-кредит - Денежные средства
Счет-дебет - Денежные средства
- Получение денег - получение денег от клиента.
Счет-кредит - Клиент
Счет-дебет - Денежные средства
- Выдача денег - выдача денег клиенту.
Счет-кредит - Денежные средства
Счет-дебет - Клиент
Проводки в программе объединены в операции, содержащие общую информацию для определенной группы проводок.
Операция в программе имеет только один обязательный признак - дату. К операции, также как и к проводке, может быть введено примечание.
Вы можете использовать следующие горячие клавиши при вводе операций/проводок с клавиатуры:
- Insert - добавление операции или проводки - в зависимости от того, какая таблица выбрана
- Ctrl-Insert - размножение операции или проводки (новая провока/операция создается на основе выбранной)
- Enter - редактирование операции или проводки
- Delete - удаление операции или проводки
Журналы проводок
Журналы проводок предназначены для простмотра всех проводок определенного типа за выбранный период. В программе предусмотрено 5 журналов:
- Доходов
- Расходов
- Переводов денежных средств
- Расчетов с клиентами
- Полный журнал операций
Отчеты
Отчеты предназначены для просмотра итоговых данных. В программе имеется четыре типа отчетов:
- Отчет по доходам
- Отчет по расходам
- Отчет по остаткам денежных средств
- Отчет по расчетам с клиентами
При формировании отчета Вы можете выбрать интересующий Вас период и один из 5 типов разбивки данных:
- Без разбивки
- По годам
- По кварталам
- По месяцам
- По дням
После выбора типа разбивки и периода нажмите кнопку Обновить в окне формирования отчета.
Внимание - число столбцов в отчете не может превышать 256! Формирование отчета с большим числом столбцов может занять много времени.
Панель счетов
Обеспечивает постоянное отображение остатков денежных средств для выбранных счетов или групп счетов. Для включения / отключения панели счетов используйте соответствующую кнопку на панели. Для добавления счетов или групп счетов используйте соответствующий пунк в контекстном меню в окне счета. Для настройки валют и переупорядочивания счетов на панели счетов используйте всплывающее меню, которое появляется при нажатии на кнопку напротив счета на панели.
Настройки программы
Периоды
На вкладке Периоды можно выбрать какую дату по умолчанию будет использовать программа в операция, журналах и отчетах в качестве даты начала периода. Можно выбрать один из трех вариантов:
- Начало текущего месяца
- Начало текущего года
- Заданная дата
Вид
MS Excel - Снимите галочку, чтобы отключить использование MS Excel в программе.
Прозрачность панели - Используйте для установки прозрачности контрольной панели.
Валюты
На этой вкладке Вы можете отредактировать список валют, используемых в программе.
После создания базы данных автоматически создается валюта руб - Российские рубли. Вы не можете удалить эту валюту, но если Вы планируете вести учет не в рублях, Вы можете переименовать эту валюту.
При помощи кнопки Добавить - Вы можете добавить неограниченное число валют, которые будут использоваться в вашей системе.
Внимание - в бесплатной версии программы возможен учет только по одной валюте. Чтобы получить возможность добавлять валюты, программу необходимо зарегистрировать.
Для обмена валют вы можете создать специального Клиента - Обменный пункт и ввести операции Выдача денег и Получение денег от этого клиента, выбрав для этих операций соответствующие валюты и суммы, согласно обменному курсу.